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公司的資產賬上沒有車輛,單位用個人車輛辦事產生的費用怎么報銷?怎么交稅?


老板:小王,你開著自己的車去接一下合作人。


老板:我自己的這輛車就放在停車場,你們要辦事就開這個車去。


……


上面這些情況,每位在公司的員工可能都遇到過。


公司沒有公務用車,就表明這個公司的資產賬上沒有車輛。


那么在車輛不足的情況下,出差人員駕駛自有車輛出差時發生的加油費,過路費以及停車費需要報銷,這個費用怎么出?


用自己的私人車輛接送公司合作人員該如何報銷交稅?


老板的私人車輛放在公司當做“公車”使用,那這輛車發生的費用怎么才能入到公司賬上?


小編整理出兩個實用的報銷交稅方式,供大家參考!



01


方式一

簽訂私車公用協議


公車私用能否稅前扣除?最近河南省稅務局和肇慶市稅務局給出了統一的答案:


企業使用員工個人的車輛,應在簽訂租賃合同并取得車輛租賃發票的情況下,其發生的與生產經營相關的油費、保養費、過路費等支出,可憑合法有效憑證在企業所得稅前扣除。


私車公用租賃合同,這個沒有統一的格式,租賃金額最低不能低于當地稅務局核定的金額。


開具車輛租賃發票,我們知道有發票就涉及到稅費,需要繳納哪些稅?


一、增值稅


個人出租有形動產適用3%的增值稅征收率,不含稅銷售額小于500元的免征增值稅。 


二、城建稅及教育附加


城建稅位于市區的,稅率7%;位于縣城、鎮的,稅率5%。


2019年1月1日至2021年12月31日,可以減半征收。


教育費附加3%,地方教育費附加2%。


2016年2月1日起執納稅人可以享受月銷售額不超過10萬免征教育附加、地方教育附加的優惠政策。


月銷售額超過10萬的,2019年1月1日至2021年12月31日,可以減半征收。


三、個人所得稅


企業使用員工車輛,支付費用的方式不同,個人所得稅的計算方式也不同。


1、不簽訂租賃合同,費用實報實銷。


企業應根據個人所得稅法的相關規定,按照“工資薪金”稅目計算并代扣代繳個人所得稅。


2、簽訂租賃合同,向員工支付租賃費。


這種方式下,員工收到租賃費用,應到稅務機關就租賃行為代開發票,按照“有形動產租賃”稅目繳納增值稅后,方能到企業報銷相關費用。按“財產租賃所得20%稅率”繳納個人所得稅。


四、企業所得稅


公司名下沒有汽車,員工個人汽車用于公司,汽車費用是否可以入賬(比如油費,發票抬頭是公司名稱,是否可以認證并記賬?)


根據《中華人民共和國企業所得稅法》(中華人民共和國主席令第63號)第八條規定,企業實際發生的與取得收入有關的、合理的支出,包括成本、費用、稅金、損失和其他支出,準予在計算應納稅所得額時扣除。


承租方按照獨立交易原則支付合理的租賃費憑租賃費發票稅前扣除外,租賃合同約定的在租賃期間發生的,由承租方負擔的且與承租方使用車輛取得收入有關的、合理的費用,包括油費、修理費、過路費、停車費等,憑合法有效憑據稅前扣除;與車輛所有權有關的固定費用包括車船稅、年檢費、保險費等,不論是否由承租方負擔均不予稅前扣除。


五、印花稅


企業和員工簽訂的車輛租賃協議,屬于印花稅規定的應稅憑證,要按租賃金額的千分之一貼花。2019年1月1日至2021年12月31日,可以減半征收。


舉個例子


某市A公司名下無車,由于經營需要,法人李某將自有車輛租賃給公司使用,租金1210元/月,年租金14520元,2019年開具租賃發票,李某應交多少稅費?


不含稅租金=14520/(1+3%)=14097.09元


個人代開增值稅普通發票所需資料:


1、《代開增值稅發票繳納稅款申報單》1份


2、自然人申請代開發票:按照實名辦稅要求提交身份證件原件。非本人辦理的需要提供委托書,委托人身份證原件和復印件


3、車輛行駛證復印件及原件


4、車輛租賃協議(租賃價格不得低于稅務局核定的價格)


(地區不同,稅務局要求提供的資料會有所不同,具體以當地稅務局為準)


發票格式如下: 


扣稅憑證如下: 

注:本例開票時間為2018年,印花稅和城市維護建設稅不享受減半政策。 



02


方式二

據實報銷


單位幾百人,用個人車去辦公司事,一個車去簽訂個合同,還要讓員工去開發票,還涉及企業代扣代繳個人租賃業務所得稅,實操確實很有困難。


這時候,單位可以采取據實報銷的方式。


但是據實報銷有一個風險就是很難區分你到底是個人消費還是公司費用,特別是在證據鏈不足的情況下。


單位建立一個用車輛報銷制度,登記哪個人用車多少、用車領導審批制度…完善內控,提供更多證據鏈就顯得尤為主要了。


需要提醒的是:不簽訂租賃合同,實報實銷的費用可能需要并入工資中預扣預繳個稅;企業所得稅可能不能稅前扣除,這個地區執行起來有差異,需要根據當地稅務局規定。


因此,無論是簽訂私車公用協議還是實報實銷,需要結合單位的具體情況,站在稅務角度綜合來衡量。



03


簽訂車輛租賃合同時,

需要注意哪些問題?


1、車輛租賃合同中的必要條款有哪些?如何能確保該租賃合同具有法律效力?


答:
車輛租賃和他也是合同的一種,所必要的條款包括出租方、承租方、租賃物、租金、租期,交還地點,根據車輛租賃的特殊性合同還要包括違章如何處理,出現交通事故如何處理、以及出現毀損維修的條款。
而合同具有法律效力,就必須達到雙方有簽署車輛租賃合同的能力,自然人要年滿18周歲,公司出租要有出租車輛的經營范圍。且不得違反合同法第五十二條的規定,即出現以下情況的合同無效:
(一)一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同,損害國家利益;
(二)惡意串通,損害國家、集體或者第三人利益;
(三)以合法形式掩蓋非法目的;
(四)損害社會公共利益;

(五)違反法律、行政法規的強制性規定。


2、租賃合同期間,出現交通事故,車輛所有人需要承擔責任嗎?責任該如何劃分?


答:

在租賃合同期間,因為所有人已經喪失了對車輛的管理、支配和控制,因此在出現交通事故的時候應當有駕駛人承擔責任,車輛所有人不承擔責任。但如果因為是出租的車輛本身的問題,則車輛所有人應當承擔責任,這是應根據居停情況分析所有人和承租人的責任大小。


3、車輛租賃合同,最長可租賃多長時間?法定解除租賃合同的情形有哪些?


答:
根據合同法第214條的規定,車輛租賃合同一次最長不得超過20年,在到期后可以續期,但續期也不得超過20年。

如在租賃合同履行期間出現出租車輛本身存在問題無法正常使用或自然損毀的承租人有權解除合同。如果出現扯臉因承租人的問題導致損毀或無法使用的情況、未經出租人同意轉租、拒不支付租金的出租人有權解除合同。


4、租賃期間,車輛所有人失蹤或死亡的,租賃合同還有效嗎?


答:

在租賃期間,車輛所有人失蹤或死亡的,車輛作為所有人的財產,應當由所有人的繼承人繼承所有權,但是根據合同法第229條的規定:租賃物在租賃期間發生所有權變動的,不影響租賃合同的效力。租賃合同繼續有效,應當履行至租期結束。


5、租賃車輛的一方可以在車輛所有人不知情的情形下,轉租給他人嗎?這時如果出現交通事故,責任是如何劃分的?


答:

根據合同法第224條的規定:承租人未經出租人同意轉租的,出租人可以解除合同。也就是說承租人未經出租人同意轉租車輛是不予許的。如果這個時候出現交通事故,首先由駕駛人承擔交通事故的賠償責任,不足部分由承租人承擔。對出租人造成的損失由承租人和駕駛人共同承擔。


6、除以上問題,簽訂租賃合同時還有哪些需要注意的地方嗎?


答:
作為車輛租賃的雙方在交付車輛的時候應當對車輛的現狀進行檢測,以保證交付的車輛符合交通法規的規定。

出租人要及時購買出租車輛的交強險,以免因為交強險問題承擔不必要的責任。

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